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如何高效开展医院收费POS对账工作

2019-05-18 来源:安全付 作者:婷婷

        随着社会的发展进步, 人们的消费支付方式也在发生变化, 银行卡、支付宝、微信等支付方式络绎出现, 但其中最为广泛运用的还是银行卡。特别是在医院, 用POS刷卡结算医药费用的业务越来越多。由于每个月POS交易笔数多, 经常会出现对账不平的情况, 查找原因比较困难。文章主要通过归纳总结医院收费POS对账中几种常见不平原因, 探讨如何更顺利高效地开展医院收费POS对账工作。

  在医院, 患者可以持银行储蓄卡或信用卡到收费窗口刷卡缴费。用POS刷卡缴费取代传统的现金支付方式主要有以下优势:对患者来说, 避免了现金丢失的风险, 而且信用卡交易有一段的免息期, 可以缓解患者一时现金不足的燃眉之急。对患者来说, 避免了现金丢失的风险, 而且信用卡交易有一段的免息期, 可以缓解患者一时现金不足的燃眉之急。对医院来说, 为更好地落实收费内部控制, 医院规定患者就诊前通过POS刷卡方式充值的预交金, 在就诊结束后若要办理退款, 必须以POS撤销的形式退回原来的银行卡。特别是在住院收费处, 患者办理出院时扣除发生的医药费用后应退还的预交金经常是有零头的, 以POS退货的方式办理退款, 还有利于收费工作效率的提高, 同时避免差错, 减少纠纷;用POS刷卡缴费同时降低了医院收费处向银行缴款环节的资金安全隐患。因此, POS缴费业务在医院日益增多, 经统计, 在大型公立医院收费处, 一个月收费POS交易业务量 (含POS退货) 约2万笔。

  一、收费POS对账工作

  收费POS的对账工作主要是围绕收费系统、银行系统展开, 每日核对收费系统报表的POS金额与银行的进账和退货回单对抵后的金额是否一致 (如表1) , 对不一致的情况及时查明原因并跟踪处理, 确保POS数据真实准确。

  二、收费POS对账不平原因

  通过这几年开展收费POS对账工作, 分析导致对账不平的原因主要有以下几方面:

  (一) 两系统服务器时间不同步

  医院是24小时营业的机构, 在收费处经常会碰到零点左右来就诊的患者, 在窗口刷POS缴费时, 很可能由于银行系统的服务器与收费系统的服务器时间存在偏差, 导致两系统POS入账时间差异, 医院收费系统确认为当天的POS收入, 而银行系统确认为前一天或后一天的POS收入, 因而出现对账不平的情况。

  (二) 大额收费POS刷卡业务冻结

  为了规范POS交易行为, 防止信用卡套现, 发卡机构经常会对特约商户的大额可疑POS交易采取暂时冻结等风险管控措施, 在商户没发起解冻请求的情况下, 一般冻结期为180天, 不利于医院资金的回笼。因此在每日收费POS对账中, 财务人员要特别留意并跟踪大额收费POS进账情况, 及时发现未入账的交易记录, 并把交易银行卡账号、交易日期、交易时间、交易金额、交易流水号、终端号、检索参考号等信息记录下来, 第一时间反馈给发卡机构, 必要时配合其进行调单、审查处理, 以便加快解冻, 确保医院合法资金尽早到账。

  (三) 收费系统宕机

  医院的信息系统在运行过程中难免出现故障, 导致收费系统瘫痪。这种情况下, 医院收费采取应急处理预案, 由医生开具手工处方, 患者到窗口POS刷卡结算。由于收费系统故障, 缴费金额无法及时录入到收费系统, 得待系统恢复后, 再由收费员逐笔补录到收费系统中。如果系统恢复时间跨日, 或者收费员没在当天及时补录完, 就会出现当日POS银行系统多, 收费系统少的情况。

  (四) 收费POS机故障

  收费员在办理收费POS刷卡业务时, 有时会出现POS机断电或缺纸的情况。如果POS机断电, 收费员认为POS刷卡不成功, 就会再重复操作一次, 这时收费系统只确认一条POS刷卡记录, 而银行那边会出现两条刷卡记录。如果是POS机缺纸, 那么银行系统确认交易, 而收费系统则默认将该笔交易记入现金收入, 这两种情况都将导致两系统POS对账不平。

  (五) 人为差错

  收费过程中, 由于工作人员精力不集中导致POS录入金额错误或存在侥幸心理, 故意多录POS, 少交现金的舞弊行为, 都有可能导致两系统POS对账不平, 这些无意或有意的人为差错, 在对账工作中要特别引起重视。

  三、收费POS对账不平应对办法

  (一) 建议引入POS-MIS系统

  将银联刷卡的系统直接嵌入到收费系统[1]。收费员在收费系统输入POS金额的同时, 交易金额传输到银联终端系统, 患者对POS交易金额确认无误后, POS机自动打印出POS签购单。随后收费系统生成一条包含时间、卡号、流水号、终端号等完整信息的POS交易记录, 再通过信息化的手段, 将完整的收费POS明细数据导入到财务系统, 最终实现财务系统POS数据与银行接口交易数据自动对账。一方面能避免收费人员手工录入错误POS金额导致的对账不平, 强化了收费内部控制;另一方面完整的POS交易信息使得财务能快速查找出对账不平的原因, 方便跟踪处理。

      表1:门诊 (住院) 收费POS对账

  

        (二) 改进收费POS机

  建议POS机加装缺纸感应功能, 在机内热敏纸不足的情况下, 自动发出预警信号或者使用有颜色标记的POS机热敏纸, 在打印出的POS签购单出现颜色标记时, 提醒收费员及时更换、装纸, 避免因POS机缺纸导致的POS对账不平。

  (三) 加强医院信息系统的维护

  医院收费工作借助信息化的手段既能提高医院收费的效率, 也有利于医院财务内部控制工作的开展。同时也对信息系统的稳定性提出了更高的要求, 因此医院信息部门应加强对收费系统进行监测与维护, 定期对数据进行备份, 确保收费信息数据的安全与准确, 尽可能降低因系统瘫痪导致的POS数据失真。

  (四) 提高POS刷卡限额

  在医院, 大手术患者或重病人往往需要支付大额医药费, 基本上都采用POS刷卡结算方式, 大额POS刷卡业务交易非常频繁。建议医院与银行协商, 提高收费POS刷卡的限额, 减少因大额POS交易冻结导致的对账不平。

  四、结语

  加强收费POS的对账工作, 有利于进一步规范收费行为, 确保医院资金的安全, 同时也是医院收费内部控制的需要。医院POS机的大量使用为患者提供方便的同时也给收费POS对账工作增加了难度, 通过借助信息化手段、改进设备、加强与银联等相关部门的沟通, 有利于收费POS对账工作高效有序地开展。