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零售店POS系统的类型与基本功能

2020-08-05 来源:安全付 作者:pos机玩家

  POS系统是对销售点或零售店销售数据及存货数据进行采集、零售店销售及存货情况分析、数据接收及发送的功能系统,POS 系统是零售信息系统最主要的数据终端,可以完成零售店所需要的全部信息的统计与分析。

  一、POS系统的类型

  1.由相互独立的收款机构成的POS系统

  这种系统收款机相互独立,每台收款机负责一定零售区域的收款工作,通过外部存储设备进行数据交流。这种系统主要完成销售数据的统计与分析工作,数据共享性差,但成本低,容易建立与维护,适用于小型零售店。

  2.由收款机、PC机及服务器基于内部网络组成的POS系统

  这种系统收款机通过内部网络与PC机相连,收款机作为系统的终端,与PC机可进行数据交流,提高了数据传送的速度与数据信息的共享,同时也提高了对数据的控制与分析能力。这种系统不仅可以完成销售数据的统计与分析,也可对存货水平、销售成本及费用进行控制,但建立与维护难度较大,适用于中型零售店。

  3.由收款机、PC机及服务器基于内外网络组成的POS系统

  这种系统通过外部网络系统与生产商、供应商、银行服务系统、跨地区分店联系起来,具有强大的数据分析功能,可以从事网上订货、网上销售、供应商评价、顾客评价、跨地区货品调度、商品组合分析等工作,大大提高零售店的市场反应速度与适应能力。

  二、收款机的一般功能

  POS系统最基本的组件是收款机,根据收款机的结构差异,一般有专用收款机和基于PC机的收款机。专用收款机是为前台专门设计开发的,针对性强,保密性好,配有信用卡阅读器、打印机接口、条码阅读器、软驱等专用外连设备。基于PC机的收款机是在PC机上改装的柜台收款机,比专用收款机的功能更加强大,能根据零售店的实际情况进行系统开发,但保密性较差,易受外部因素干扰,对系统维护要求高。无论什么类型的收款机,都应具备以下5项基本功能。

  1.销售管理功能

  销售管理的功能包括对每笔商品销售的品种、数量、金额进行记录、显示、打印,对零售店的折扣、加价、降价等可进行处理。

  2.商品管理功能

  商品管理最基本的功能是商品的价格管理,基于PC机的收款机通过网络系统还可完成对商品存货的数量管理、金额管理及存货水平分析。

  3.内部控制功能

  内部控制功能包括员工的操作权限控制、数据安全控制。前者主要是通过电子授权,授予员工的操作权限,确保数据的安全。后者主要是系统本身的安全保护功能,对操作错误、数据录入错误、系统非正常中断或受到破坏时能使数据恢复正常。

  4.电子货币交易功能

  随着信用卡在消费领域的广泛应用,收款机必须具备处理信用卡付款的功能,做到快速且方便。

  5.统计分析功能

  统计分析功能包括对销售数据进行简单的分类、汇总并形成报表,基于PC机的收款机还可进行较复杂的统计分析,如存货水平分析、销售对比分析、顾客分析、销售时段查询等。

pos机

  三、自动读入设备

  (一)条码读入设备

  条码技术是POS系统用于记录、输入或输出商品属性的最基本技术,是建立商品进、销、存数据库必不可少的技术。生产企业、零售企业都可用条码标记商品属性,在我国许多商品还没有统一的条码,零售店要采用条码对货品进行管理,通常要建立本店的内部条码规则,并对货品进行统一编码,对货品原有的条码进行机内统一转换,进一步丰富条码的信息。

  目前,国际上流行的条码类型很多,如VPC码、EAN码。在使用条码编码时,首先要根据管理的需要确定码长。编码越长,条码中所包含的信息就越多,信息管理成本也就越高。其次,要根据商品属性对编码进行分区,每一种属性占一个区位,位数根据该属性的类别或序数而定。最后,每一个条码应与特定的字符编码对应,以便在特殊情况下进行手工输入。如某服装品牌某一产品的字符编码为PEM-82-3525,其编码的规则为:第一位代表产品属性代码,第二位代表产品销售时段代码,第三位代表产品性别类别代码,第四位、第五位代表产品生产年代与销售季节代码,第六位代表产品类别代码,第七位代表款式代码,第八位、第九位代表款式序号代码。

  条码打印需要专用设备,当商品条码不清、丢失或受到破坏时,需要用条码打印机打印商品条码。打印时,只需正确输入条码对应的字符代码,注意打印出的条码色与空条的颜色要有足够的色差,色条与空条的尺寸精度足够,保证条码通过扫描设备能正确录入。

  条码信息是通过条码扫描设备( 俗称光枪或光炮)读入电脑的,为了确保读入的信息不出现错码、串码,店员应注意检查商品上的条码有无问题,对一些主要商品的价格属性应有一定的印象,能识别出严重的错码或串码。

  (二)电子标签读入设备

  电子标签是一种无线射频识别的应用技术( RFID,Radio Frequency Identification) ,利用射频信号通过空间耦合实现无接触双向信息传递的自动识别,具有采集数据准确率高、安全性高、距离远、穿透性强、数据量大、环境适用性强等优势。RFID 系统采集数据的基本原理是:读写器发送特定频率的射频信号后,在射频信号有效的工作区间内,电子标签吸收射频信号后被激活,将其所携带的编码信息以射频信号发送出去,读写器接收到电子标签的射频信号后,经过读写器信号处理后将有效信息送至服务器进行数据处理,其结果将被数据管理系统利用。

  应用RFID技术,可以实现人们对各种需要识别对象在不同状态(移动、静止或恶劣环境)下的自动识别和管理。由于射频识别无须人工干预,可以同时识别多个标签,操作快捷方便,被广泛运用于生产、仓储、物流、销售、交通、运输、医疗、防伪、门禁、跟踪、设备和资产管理等需要自动采集数据的应用领域,以及无人店铺信息管理系统。

  典型的RFID应用系统包括电子标签、读写器、应用系统3个主要部分。

  ①电子标签是由耦合元件及芯片组成的具有唯一编码的电子元件,附着在物体上用于标识目标对象,分为有源标签和无源标签两种类型。当受无线电射频信号照射时,能将其所携带的编码信息以射频信号反射给读写器并处理识别。

  ②读写器是由射频接口、逻辑控制单元、天线等组成的用于读写电子标签信息的设备。可以分为固定式读写器、手持式读写器、一体式读写器、分离式读写器、工业读写器、商业读写器、红外读写器等。

  ③应用系统负责管理计算机资源、网络通信、RFID 读写器、业务应用及管理系统等,是针对顾客需求开发的应用软件,控制读写器对电子标签信息进行读写,并且对收集到的目标信息进行集中的统计与处理,包括设备供应商提供的系统接口软件、客户开发的RFID前端操作软件以及处理采集信息的后台应用软件等。

  基于RFID的信息网络强调物品与信息的交互,将RFID技术应用于物流业中的信息采集和物流跟踪,可以极大地提高行业内服务水平。RFID技术的优势主要表现在以下两个方面。

  ①大大提高商品出入库速度。由于电子标签可以实现非接触、整箱批量读取,节省了时间、人力、物力和财力,提高了工作效率。

  ②减少盘点时间,迅速了解库存情况。仓库管理员只需要用手持读写器对着货品扫一圈,库存信息就上传至主机系统进行比对,了解整个库存的具体情况。据阿肯色大学的研究显示,RFID技术可以将库存精确率从62%提升到超过95%,过去使用条形码清点货物时,一小时才清点200件,而使用RFID后一小时可清点5000件。

  (三)电子货币交易

  通过零售店的POS系统,与顾客的银行信用卡连接,可实现电子货币交易。电子货币交易不仅扩大了银行的业务,也能确保零售店销售资金迅速、安全进入其资金账户,使零售店交易付款、结算、转账一体化。此外,零售店还可由银行提供的顾客服务系统对消费者进行分类管理,建立与顾客的关系营销体系。随着我国手机支付系统广泛应用,越来越多的店铺选择了手机支付平台,信用卡支付功能被弱化。

零售店

  四、POS 基本功能

  POS系统在零售店的应用主要表现在:通过商品管理人员、收银人员、数据分析人员、会计核算人员在进、销、存及经营核算等各个环节,将各种业务数据录入到POS系统中,并对有关指标进行统计分析,为调整零售营销方案、制订进销存计划、评价与考评员工业绩、进行会计核算等提供数据参考。与零售业务直接相关的数据主要包括商品属性、销售量与销售金额、存货量与存货金额、销售分析及存货分析指标等。因此,POS系统基本功能主要有两个方面。

  1.存货管理业务

  存货管理业务主要包括货品验收入仓、货品配送或调拨、退货与换货、商品盘点及损益处理、商品存货水平分析等方面。当货品入仓时,货仓管理人员利用激光条码枪将货品的属性及数量录入存货数据库,同时与手工记录的货品数量台账进行核对,确保机内数据无误。对于大型零售企业,货品通常先进总仓,然后根据各个零售部门的配送单、补货单或调拨单发货,其数据录入程序与货品入仓类似。对于小型零售店,货品往往直接上架,省略了发货程序。为了确保存货安全,了解实际存货水平,零售店通常要对存货进行定期盘点,账实核对,分析存货损益的原因并调账。根据盘点需要,可采用手工盘点或激光条码枪盘点两种形式。前者主要是进行总量控制,后者则是明细控制,需要花费较长时间。

  在存货管理业务中,POS 输出的数据主要包括收货清单、发货清单、盘点分析表、存货水平分析表等。

  2.销售管理业务

  销售管理业务主要包括收款结算、销售与金额数量结算、退货与换货、销售分析等。

  当顾客付款时,收银员通过激光条码枪录入销售货品的数量与金额,核对无误即可收款结算。为了提高服务水平,保证录入数据正确,不仅要求收款人员责任心强,能熟练操作收款机,了解不同方式的付款业务,识别货币,也要对计算机、财务、商品属性( 如商品编码、价格、折价)等有所了解。在销售管理业务中,POS机输出的主要数据包括销售日报表、分类销售报表等。

  五、POS 应用实例

  下面是一个基于内外网络的POS系统应用实例,该系统由收银系统与存货管理系统两大部分构成,收银系统主要由零售店收银员进行数据的输入与输出,存货管理系统主要由货仓管理人员进行数据的输入与输出,该系统适合于大型零售企业的数据管理。

  (一)货仓管理系统的主要子系统

  ①入货子系统:有激光扫描枪入货、文件读入收货、取消货品入库等多种输入方法,也可进行多功能查询,包括日入货查询、单入货查询、货入店查询等。

  ②盘点子系统:可定期进行存货盘点,进行账实核对。

  ③收货调货查询子系统:第一,收货报告可根据季度、日期段、款号段、销售地区等条件进行查询选择。输出的结果可以是摘要,也可是分日期、分色分码的明细报表。第二,汇总收货报告,与收货报告类似,但它是一种汇总报告。

  ④调货查询子系统:第一,调货报告。第二,款号调货报告。第三,零售店调货报告。第四,零售店批次调货报告。这些查询均可按季度、调货日期段、销售类别(如正规店、特许店、代销店、总仓库、非正常销售等)、各个级别的零售店等条件进行查询选择。查询结果可以是摘要,也可是分日期、分款号段、分区域、分零售店、分色分码等明细报告。

  ⑤库存子系统:包括即时库存查询、分段库存查询、进销存分析、货品最高库存查询、分季度存货报表、分品种存货报表等。

  ⑥销售子系统:包括单据查询、毛利查询、营业报告、每月销售报表、尺码明细表、批发销售分析、特约销售分析、非正常销售分析、省级销售分析报表、补货情况报表、分段销售报表、商标分类报表、省级品种销售报表、各季货品销售对比等。

  ⑦销售管理子系统:包括计划与实际销售对比、计划与实际销售差额、省级销售报告、零售店销售排名、货品销售排名、销售成本分析报表。

  ⑧重建索引与资料移动子系统:能提供系统数据的批处理,当系统数据受到破坏时,可进行重建。

  (二)前台收银系统主要功能

  1.收银系统

  每天开始营业之前,由收银员打开系统,输入正确的授权号码、日期与时间,即可进入收银系统,该系统的主要功能有打印发票、打印发货单与调货单、即日营业报表、日终结算、查询功能、银柜结存、分类营业额、营业额摘要、调货摘要、即日货品销售情况、即日调货情况等。

  2.通信系统

  利用该系统可将当天的营业数据或盘点数据等发送到总部数据中心。数据传送有两种形式:一种是每个零售店在做了 日终结算之后,在规定的时间内,自动发送数据并向工作人员提示:另一种是由数据中心通过互联网络向零售店发送指令,由数据中心直接向零售店电脑下载营业数据或传送有关货品数据,通常需要零售店工作人员配合。

  3.进入存货管理系统

  零售店也可进入存货管理系统进行有关货品的查询,决定补货清单。从事零售经营的企业都知道,会计核算及存货水平与费用控制的重要性,会计部门同其他部门一样受到关注。虽然小的零售店很少有专职的会计人员,但也可使用外部专业的会计服务,完成有关经营核算与存货控制的任务。