零售店POS系统的类型与基本功能

　　POS系统是对销售点或零售店销售数据及存货数据进行采集、零售店销售及存货情况分析、数据接收及发送的功能系统，POS 系统是零售信息系统最主要的数据终端，可以完成零售店所需要的全部信息的统计与分析。

　　一、POS系统的类型

　　1.由相互独立的收款机构成的POS系统

　　这种系统收款机相互独立，每台收款机负责一定零售区域的收款工作，通过外部存储设备进行数据交流。这种系统主要完成销售数据的统计与分析工作，数据共享性差，但成本低，容易建立与维护，适用于小型零售店。

　　2.由收款机、PC机及服务器基于内部网络组成的POS系统

　　这种系统收款机通过内部网络与PC机相连，收款机作为系统的终端，与PC机可进行数据交流，提高了数据传送的速度与数据信息的共享，同时也提高了对数据的控制与分析能力。这种系统不仅可以完成销售数据的统计与分析，也可对存货水平、销售成本及费用进行控制，但建立与维护难度较大，适用于中型零售店。

　　3.由收款机、PC机及服务器基于内外网络组成的POS系统

　　这种系统通过外部网络系统与生产商、供应商、银行服务系统、跨地区分店联系起来，具有强大的数据分析功能，可以从事网上订货、网上销售、供应商评价、顾客评价、跨地区货品调度、商品组合分析等工作，大大提高零售店的市场反应速度与适应能力。

　　二、收款机的一般功能

　　POS系统最基本的组件是收款机，根据收款机的结构差异，一般有专用收款机和基于PC机的收款机。专用收款机是为前台专门设计开发的，针对性强，保密性好，配有信用卡阅读器、打印机接口、条码阅读器、软驱等专用外连设备。基于PC机的收款机是在PC机上改装的柜台收款机，比专用收款机的功能更加强大，能根据零售店的实际情况进行系统开发，但保密性较差，易受外部因素干扰，对系统维护要求高。无论什么类型的收款机，都应具备以下5项基本功能。

　　1.销售管理功能

　　销售管理的功能包括对每笔商品销售的品种、数量、金额进行记录、显示、打印，对零售店的折扣、加价、降价等可进行处理。

　　2.商品管理功能

　　商品管理最基本的功能是商品的价格管理，基于PC机的收款机通过网络系统还可完成对商品存货的数量管理、金额管理及存货水平分析。

　　3.内部控制功能

　　内部控制功能包括员工的操作权限控制、数据安全控制。前者主要是通过电子授权，授予员工的操作权限，确保数据的安全。后者主要是系统本身的安全保护功能，对操作错误、数据录入错误、系统非正常中断或受到破坏时能使数据恢复正常。

　　4.电子货币交易功能

　　随着信用卡在消费领域的广泛应用，收款机必须具备处理信用卡付款的功能，做到快速且方便。

　　5.统计分析功能

　　统计分析功能包括对销售数据进行简单的分类、汇总并形成报表，基于PC机的收款机还可进行较复杂的统计分析，如存货水平分析、销售对比分析、顾客分析、销售时段查询等。

　　三、自动读入设备

　　（一）条码读入设备

　　条码技术是POS系统用于记录、输入或输出商品属性的最基本技术，是建立商品进、销、存数据库必不可少的技术。生产企业、零售企业都可用条码标记商品属性，在我国许多商品还没有统一的条码，零售店要采用条码对货品进行管理，通常要建立本店的内部条码规则，并对货品进行统一编码，对货品原有的条码进行机内统一转换，进一步丰富条码的信息。

　　目前，国际上流行的条码类型很多，如VPC码、EAN码。在使用条码编码时，首先要根据管理的需要确定码长。编码越长，条码中所包含的信息就越多，信息管理成本也就越高。其次，要根据商品属性对编码进行分区，每一种属性占一个区位，位数根据该属性的类别或序数而定。最后，每一个条码应与特定的字符编码对应，以便在特殊情况下进行手工输入。如某服装品牌某一产品的字符编码为PEM-82-3525,其编码的规则为：第一位代表产品属性代码，第二位代表产品销售时段代码，第三位代表产品性别类别代码，第四位、第五位代表产品生产年代与销售季节代码，第六位代表产品类别代码，第七位代表款式代码，第八位、第九位代表款式序号代码。

　　条码打印需要专用设备，当商品条码不清、丢失或受到破坏时，需要用条码打印机打印商品条码。打印时，只需正确输入条码对应的字符代码，注意打印出的条码色与空条的颜色要有足够的色差，色条与空条的尺寸精度足够，保证条码通过扫描设备能正确录入。

　　条码信息是通过条码扫描设备（ 俗称光枪或光炮）读入电脑的，为了确保读入的信息不出现错码、串码，店员应注意检查商品上的条码有无问题，对一些主要商品的价格属性应有一定的印象，能识别出严重的错码或串码。

　　（二）电子标签读入设备

　　电子标签是一种无线射频识别的应用技术（ RFID,Radio Frequency Identification） ,利用射频信号通过空间耦合实现无接触双向信息传递的自动识别，具有采集数据准确率高、安全性高、距离远、穿透性强、数据量大、环境适用性强等优势。RFID 系统采集数据的基本原理是：读写器发送特定频率的射频信号后，在射频信号有效的工作区间内，电子标签吸收射频信号后被激活，将其所携带的编码信息以射频信号发送出去，读写器接收到电子标签的射频信号后，经过读写器信号处理后将有效信息送至服务器进行数据处理，其结果将被数据管理系统利用。

　　应用RFID技术，可以实现人们对各种需要识别对象在不同状态（移动、静止或恶劣环境）下的自动识别和管理。由于射频识别无须人工干预，可以同时识别多个标签，操作快捷方便，被广泛运用于生产、仓储、物流、销售、交通、运输、医疗、防伪、门禁、跟踪、设备和资产管理等需要自动采集数据的应用领域，以及无人店铺信息管理系统。

　　典型的RFID应用系统包括电子标签、读写器、应用系统3个主要部分。

　　①电子标签是由耦合元件及芯片组成的具有唯一编码的电子元件，附着在物体上用于标识目标对象，分为有源标签和无源标签两种类型。当受无线电射频信号照射时，能将其所携带的编码信息以射频信号反射给读写器并处理识别。

　　②读写器是由射频接口、逻辑控制单元、天线等组成的用于读写电子标签信息的设备。可以分为固定式读写器、手持式读写器、一体式读写器、分离式读写器、工业读写器、商业读写器、红外读写器等。

　　③应用系统负责管理计算机资源、网络通信、RFID 读写器、业务应用及管理系统等，是针对顾客需求开发的应用软件，控制读写器对电子标签信息进行读写，并且对收集到的目标信息进行集中的统计与处理，包括设备供应商提供的系统接口软件、客户开发的RFID前端操作软件以及处理采集信息的后台应用软件等。

　　基于RFID的信息网络强调物品与信息的交互，将RFID技术应用于物流业中的信息采集和物流跟踪，可以极大地提高行业内服务水平。RFID技术的优势主要表现在以下两个方面。

　　①大大提高商品出入库速度。由于电子标签可以实现非接触、整箱批量读取，节省了时间、人力、物力和财力，提高了工作效率。

　　②减少盘点时间，迅速了解库存情况。仓库管理员只需要用手持读写器对着货品扫一圈，库存信息就上传至主机系统进行比对，了解整个库存的具体情况。据阿肯色大学的研究显示，RFID技术可以将库存精确率从62%提升到超过95%,过去使用条形码清点货物时，一小时才清点200件，而使用RFID后一小时可清点5000件。

　　（三）电子货币交易

　　通过零售店的POS系统，与顾客的银行信用卡连接，可实现电子货币交易。电子货币交易不仅扩大了银行的业务，也能确保零售店销售资金迅速、安全进入其资金账户，使零售店交易付款、结算、转账一体化。此外，零售店还可由银行提供的顾客服务系统对消费者进行分类管理，建立与顾客的关系营销体系。随着我国手机支付系统广泛应用，越来越多的店铺选择了手机支付平台，信用卡支付功能被弱化。

　　四、POS 基本功能

　　POS系统在零售店的应用主要表现在：通过商品管理人员、收银人员、数据分析人员、会计核算人员在进、销、存及经营核算等各个环节，将各种业务数据录入到POS系统中，并对有关指标进行统计分析，为调整零售营销方案、制订进销存计划、评价与考评员工业绩、进行会计核算等提供数据参考。与零售业务直接相关的数据主要包括商品属性、销售量与销售金额、存货量与存货金额、销售分析及存货分析指标等。因此，POS系统基本功能主要有两个方面。

　　1.存货管理业务

　　存货管理业务主要包括货品验收入仓、货品配送或调拨、退货与换货、商品盘点及损益处理、商品存货水平分析等方面。当货品入仓时，货仓管理人员利用激光条码枪将货品的属性及数量录入存货数据库，同时与手工记录的货品数量台账进行核对，确保机内数据无误。对于大型零售企业，货品通常先进总仓，然后根据各个零售部门的配送单、补货单或调拨单发货，其数据录入程序与货品入仓类似。对于小型零售店，货品往往直接上架，省略了发货程序。为了确保存货安全，了解实际存货水平，零售店通常要对存货进行定期盘点，账实核对，分析存货损益的原因并调账。根据盘点需要，可采用手工盘点或激光条码枪盘点两种形式。前者主要是进行总量控制，后者则是明细控制，需要花费较长时间。

　　在存货管理业务中，POS 输出的数据主要包括收货清单、发货清单、盘点分析表、存货水平分析表等。

　　2.销售管理业务

　　销售管理业务主要包括收款结算、销售与金额数量结算、退货与换货、销售分析等。

　　当顾客付款时，收银员通过激光条码枪录入销售货品的数量与金额，核对无误即可收款结算。为了提高服务水平，保证录入数据正确，不仅要求收款人员责任心强，能熟练操作收款机，了解不同方式的付款业务，识别货币，也要对计算机、财务、商品属性（ 如商品编码、价格、折价）等有所了解。在销售管理业务中，POS机输出的主要数据包括销售日报表、分类销售报表等。

　　五、POS 应用实例

　　下面是一个基于内外网络的POS系统应用实例，该系统由收银系统与存货管理系统两大部分构成，收银系统主要由零售店收银员进行数据的输入与输出，存货管理系统主要由货仓管理人员进行数据的输入与输出，该系统适合于大型零售企业的数据管理。

　　（一）货仓管理系统的主要子系统

　　①入货子系统：有激光扫描枪入货、文件读入收货、取消货品入库等多种输入方法，也可进行多功能查询，包括日入货查询、单入货查询、货入店查询等。

　　②盘点子系统：可定期进行存货盘点，进行账实核对。

　　③收货调货查询子系统：第一，收货报告可根据季度、日期段、款号段、销售地区等条件进行查询选择。输出的结果可以是摘要，也可是分日期、分色分码的明细报表。第二，汇总收货报告，与收货报告类似，但它是一种汇总报告。

　　④调货查询子系统：第一，调货报告。第二，款号调货报告。第三，零售店调货报告。第四，零售店批次调货报告。这些查询均可按季度、调货日期段、销售类别（如正规店、特许店、代销店、总仓库、非正常销售等）、各个级别的零售店等条件进行查询选择。查询结果可以是摘要，也可是分日期、分款号段、分区域、分零售店、分色分码等明细报告。

　　⑤库存子系统：包括即时库存查询、分段库存查询、进销存分析、货品最高库存查询、分季度存货报表、分品种存货报表等。

　　⑥销售子系统：包括单据查询、毛利查询、营业报告、每月销售报表、尺码明细表、批发销售分析、特约销售分析、非正常销售分析、省级销售分析报表、补货情况报表、分段销售报表、商标分类报表、省级品种销售报表、各季货品销售对比等。

　　⑦销售管理子系统：包括计划与实际销售对比、计划与实际销售差额、省级销售报告、零售店销售排名、货品销售排名、销售成本分析报表。

　　⑧重建索引与资料移动子系统：能提供系统数据的批处理，当系统数据受到破坏时，可进行重建。

　　（二）前台收银系统主要功能

　　1.收银系统

　　每天开始营业之前，由收银员打开系统，输入正确的授权号码、日期与时间，即可进入收银系统，该系统的主要功能有打印发票、打印发货单与调货单、即日营业报表、日终结算、查询功能、银柜结存、分类营业额、营业额摘要、调货摘要、即日货品销售情况、即日调货情况等。

　　2.通信系统

　　利用该系统可将当天的营业数据或盘点数据等发送到总部数据中心。数据传送有两种形式：一种是每个零售店在做了 日终结算之后，在规定的时间内，自动发送数据并向工作人员提示：另一种是由数据中心通过互联网络向零售店发送指令，由数据中心直接向零售店电脑下载营业数据或传送有关货品数据，通常需要零售店工作人员配合。

　　3.进入存货管理系统

　　零售店也可进入存货管理系统进行有关货品的查询，决定补货清单。从事零售经营的企业都知道，会计核算及存货水平与费用控制的重要性，会计部门同其他部门一样受到关注。虽然小的零售店很少有专职的会计人员，但也可使用外部专业的会计服务，完成有关经营核算与存货控制的任务。